Retrospektive – Das Werkzeug des Scrum Masters

Flexibilität und Anpassung sind Basis der agilen Managementmethode, die den unternehmerischen Erfolg stärken kann. Während das klassische Projektmanagement auf eine lange vorausgegangene, ausführliche Planung baut, geht man im agilen Projektmanagement Schritt für Schritt vor. Das klassische Projektmanagement setzt auf vorgegeben Ziele in einer bestimmten Zeit. Das agile Projektmanagement verlangt den Mitarbeitern ab, sich immer wieder neu an Gegebenheiten anzupassen. Daher gibt es nach Scrum auch keinen klassischen Projektmanager mehr, das Team ist selbst für die Organisation verantwortlich.
Zum Erreichen der angestrebten Ziele werden regelmäßige Teamtreffen angesetzt, die vorrangig dazu dienen, aus Vergangenem zu lernen. Retrospektive kennen wir alle aus der Filmbranche, doch auch als Element des agilen Projektmanagements gewinnt sie immer mehr an Bedeutung. Der Rückblick soll die Teamarbeit erleichtern und verbessern. Die Rückschau im Retrospektivemeeting hat aber auch persönliche Vorteile und kann die individuelle Entwicklung voranbringen.

Retrospektiven helfen dem Team

Agiles Management mit Scrum nutzt drei Mechanismen der Analyse und Anpassung (inspect and adapt): Daily Scrum, Sprint Review und Retrospektive. Retrospektivemeetings sind in Scrum-Projekten feste Bestandteile der Projektarbeit. Das Scrummodell wiederum ist eine von vielen Vorgehensweisen im Projektmanagement und eignet sich für nahezu alle Branchen und Betriebe ab einer gewissen Größenordnung. Zur Sicherung des Projekterfolges finden die Meetings regelmäßig zu festgesetzten Zeiten statt. Hier wird analysiert und optimiert. Die Meetings erlauben einen festen Rahmen, der sich sonst im Betriebsalltag nur schwer realisieren lässt. Durch vorgegebene Zeiten (Timebox) schafft man Verbindlichkeit und Verlässlichkeit. Das Team kann sich selbst überprüfen und einen Optimierungsplan für den kommenden Sprint erstellen.

5 Schritte einer erfolgreichen Retrospektive

Der agile Entwicklungsprozess ist eine schnelle, iterative Arbeitsumgebung mit kurzen Sprints und häufigen Ergebnissen. Aber funktioniert es auch? Um zu erkennen, ob der Prozess effektiv ist, ist es wichtig, jedes Team aufzufordern, immer wieder darüber nachzudenken. In diesem Sinne führen die Teams am Ende eines jeden Sprints Retrospektiven durch. Folgende fünf Schritte können zu einer erfolgreichen Retrospektive führen.

1. Rahmenbedingungen schaffen

Eine Retrospektive ist am effektivsten, wenn jeder im Team ehrlich ist. Was ist gut gelaufen und was nicht. Das wichtigste ist für einen Scrum Master ist zu Beginn eine offene Atmosphäre zu schaffen und Teammitglieder zum Mitmachen zu animieren. Manchmal erbitte anfangs ich eine schnelle Temperaturanzeige. Das Team zeichnet vier Wettermuster: Gewitter, Regen, Bewölkung und Sonnenschein bringt Notizen und Bemerkungen an. Sie beschreiben, wie gut der letzte Sprint verlaufen ist. Du kannst die Teammitglieder auch ganz einfach bitten, den letzten Sprint in nur 3 Worten zu beschreiben. Wärme dein Team auf.

2. Informationen sammeln

In diesem Schritt arbeitet sich das Team in die Details des letzten Sprints ein. Wir blicken zurück und erfassen so viele Informationen wie möglich. Zeichnet ein Boot mit einem großen Motor und einem kräftigen Anker. Die Teammitglieder verwenden anschließend Post-It’s und beschreiben, was das Boot vorwärts getrieben hat und was es im letzten Sprint versenkt hat.

3. Erkenntnisse entwickeln

Hier ist es besonders wichtig, nach Gründen zu suchen und das „Warum?“ zu identifizieren. Es genügt nicht Symptome zu behandeln ohne ihre Hintergründe ausreichend zu verstehen. Dieser Schritt ensteht oft sehr organisch aus Schritt 2, in dem Schmerzpunkte und Erfolge identifiziert werden. Es geht darum, Muster und Duplikate im Prozess zu identifizieren.

4. Entscheiden, was zu tun ist

Für mich ist dies der wichtigste Schritt in der Retrospektive, wenn auch der am häufigsten Übersehene. Viele Teams haben tolle Diskussionen, entwickeln aber am Ende keine „Action-Items“ und kommen so nicht vorwärts. Es einfacher und weniger Arbeit über etwas zu sprechen, es aber nicht umzusetzen. Wenn es kein Follow-through gibt, geht ein Großteil des Wertes der Retrospektive verloren. Sinnvolle, vereinbarte und realistische Schritte müssen konkret entschieden und durchgezogen werden. Oft ist es genügend eine kurze Liste von Dingen zu erstellen, die das Team bei ihrem nächsten Sprint beachten sollte, um seine Arbeit zu verbessern. Es ist besser mit wenigen Schwerpunkten zur nächsten Iteration überzugehen, anstatt alle Prozesse auf einmal  komplett zu verändern.

5. Abschluss

Schließlich wird die Retrospektive abgeschlossen, Ergebnisse werden dokumentiert, die nächsten Schritte geplant. Es ist sinnvoll die Retrospektive in einer positiven Atmosphäre zu beenden. Beispielsweise können für jedes in Schritt 4 besprochene „Action Item“ Zweierteams gebildet werden, die ein Poster erstellen. Sie wählen ein Bild aus, einigen sich auf einen Titel und schreiben dann eine lustige Beschreibung. Es ist eine unbeschwerte Art und Weise, die Teamarbeit zu fördern.

Konstruktives Feedback im Team

Offene konstruktive Rückmeldungen fallen häufig schwer. Im Kreis bekannter Gesichter ist es einfacher, schwierige Themen anzusprechen. Das Retrospektivemeeting hat das Ziel, einzelne Mitglieder des Teams zu einer Verhaltensänderung zu bewegen. In Scrum solltest du nach jedem Sprint eine Retrospektive durchführen, denn auch die Arbeit erfahrener Teams kann verbessert werden. Jeder im Team muss sich darüber im Klaren sein, dass alle für den Erfolg des Projektes verantwortlich sind. Wird die Rückschau von einem Scrum Master geleitet, kann das ein wenig Auflockerung, Erfahrung und Routine in das Meeting bringen. Indem es oft langwierige Entscheidungsprozesse verkürzt, steigert Scrum die Produktivität eines Unternehmens deutlich.

Um zu erfahren warum Feedback für agile Unternehmen besonders wichtig ist lies unseren Artikel: 10 Tipps um eine Feedback Kultur aufzubauen

Einen Überblick zur Serie Scrum Basics findest du hier: Scrum Basics: Alles auf einen Blick