In Agile ging es schon immer um Colocation, um direkte Kommunikation, physische Boards und all die anderen haptischen und analogen Momente, um im digitalen Bereich Werte zu schaffen. Scrum Master, Agile Coaches oder Product Owner streben danach Schulungen ohne PowerPoint und digitale Medien durchzuführen. Doch die Zeiten haben sich geändert. Also, lass uns in die Besonderheiten des Agile Coaching remote mit verteilten Teams eintauchen.

Allgemeine Tipps

Remote Agile lässt sich nicht darauf reduzieren, dass man eine Retrospektive in Zoom durchführt und seinen Bildschirm teilt. In Bezug auf dieses Moderations-Know-how gibt es für angehende Facilitator jedoch gute Nachrichten: Remote Agile ist weder komplex noch chaotisch. Daher gibt es bereits gute Praktiken, mit denen man beginnen kann, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.

Halte die Sitzungen kurz

Niemand kann mehr als 3 bis 4 Stunden Online-Sitzungen pro Tag effektiv verfolgen. Reduziere die Länge der Sitzungen auf 2-Stunden-Blöcke pro Tag und baue häufige Pausen und Aktivitäten ein, die das Engagement der Teilnehmer wecken. Mache regelmäßige Pausen, um auch die Beine zu strecken. Generell sollten die Meetings so kurz wie möglich gehalten werden, minus 5 Minuten.

Vermeide hybride Meetings

In dem Moment, in dem das erste Remote-Teammitglied einsteigt, nehmen auch alle anderen per „Dial-In“ an den Veranstaltungen teil, egal, ob andere co-located sind oder nicht. Der Grund dafür ist, dass ein erfolgreiches Meeting eine gleichmäßige Verteilung von Sendezeit und Bandbreite unter den Teilnehmern erfordert. In dem Moment, in dem du Co-Located-Leuten direkten Zugang erlaubst, entsteht ein Ungleichgewicht zu Lasten der entfernten Teilnehmer. Dieses Ungleichgewicht kann zum Ausschluss führen und den Beitrag der Remote-Teilnehmer schmälern, da sie sich nicht an der informellen Konversation unter den Anwesenden beteiligen können, sie werden wahrscheinlich die Körpersprache nicht wahrnehmen usw. All dies schafft eine weniger sichere Situation für die Remote-Teilnehmer, was sich typischerweise auf ihren Beitrag auswirkt.

Sei der Erste

Als Moderator einer Veranstaltung solltest du 5-10 Minuten früher da sein, um sicherzustellen, dass das Setup funktioniert – denke an VPN- und Firewall-Probleme – und dass die frühen Teilnehmer zur Veranstaltung zugelassen werden und sich wertgeschätzt fühlen. Diese Zeit lässt sich super für eine Unte

Arbeitsvereinbarung

Habe eine Arbeitsvereinbarung, die die Grundregeln von agilen Remote-Events festhält, wie z.B. dass du dich stumm schaltest, wenn du nicht sprichst oder dass das Videosignal immer eingeschaltet ist. Wenn das Team ständig remote arbeitet, ist es eine gute Praxis, diese in die Team-Charta aufzunehmen. Ansonsten solltest du dich zu Beginn des Meetings auf die Spielregeln einigen.

Bereite das Team vor

Du kannst nicht erwarten, dass die Teammitglieder mit allen Werkzeugen vertraut sind, die du während einer virtuellen Veranstaltung oder Klasse verwenden wirst. Wenn sie sich technisch überfordert fühlen, werden sie vielleicht kognitiv aus der Sitzung aussteigen. Alternativ kann es sein, dass du viel mehr Zeit auf technische Fragen verwenden musst als geplant. Beide Fälle führen zu einer minderwertigen Erfahrung.

Privatsphäre

Besprich im Voraus Fragen der Privatsphäre oder Vertraulichkeit. Zum Beispiel kann es eine gute Idee sein, ein Video von einer Sitzung aufzunehmen, wenn sich alle dessen bewusst sind und keine Einwände haben. Andernfalls wird die Idee, alle einzubeziehen und ihnen eine Stimme zu geben, von Anfang an scheitern.

Sei immer „on“

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Sei strikt mit der „Video ist immer an“-Politik. Wenn du stattdessen Avatare erlaubst, werden sich die Leute hinter ihnen verstecken und wahrscheinlich von einer anderen Aufgabe abgelenkt werden, die sie in Angriff nehmen wollen. Menschen sind schlecht im Multitasking.

Arbeitsbücher

Biete ein Briefing/Arbeitsheft für dein agiles Remote-Event im Voraus an, in dem du detailliert beschreibst, wie du technisch Zugang zum Event bekommst, wie du teilnehmen kannst, welche Grundregeln es gibt, welche Vorbereitung von den Teilnehmern erwartet wird oder welche Handouts die Teilnehmer für die geplante Session benötigen. Typischerweise wird es keine Zeit geben, Fragen zu diesen Themen während des Events zu klären.

Zeitzonen

Achte auf die Zeitzonen. Eine Sitzung über mehrere Zeitzonen zu verteilen ist eine Herausforderung.

Lärm

Stelle sicher, dass die Teilnehmer verstehen, dass es für den Erfolg des Remote Agile Events entscheidend ist, dass sie von einem ruhigen Ort aus teilnehmen und nicht vom Sitzsack in der kühlen Ecke des Großraumbüros. Keine Software zur Geräuschunterdrückung ist in der Lage, diesen Level an Hintergrundgeräuschen zu eliminieren. Sei trotzdem offen und verständnisvoll für die aktuelle Situation. Home Office kann bedeuten, dass ein Kind Aufmerksamkeit seiner Eltern möchte oder ein Hund bellt – das ist normal und sollte auch so behandelt werden.

Chat

Nutze einen Backchannel für gruppenweite und private Kommunikation, zum Beispiel den eingebauten Chat von Video-Anwendungen oder Slack oder MS Teams.

Mehraufwand für Facilitator

Für den Facilitator bedeuten Remote Agile Events mehr Vorbereitung vor einer Session und mehr Dokumentation nach der Session. Du wirst mehr Zeit an deinem Schreibtisch verbringen.

Anwendungen

Wir können die Liste der Anwendungen auf ein paar prominente beschränken, die dich mit Remote Agile Events in Schwung bringen werden:

Video

Natürlich beginnen wir mit Zoom. Das Killer-Feature von Zoom ist, neben dem Video-Codec, der nur wenig Bandbreite verbraucht, die Breakout-Räume. Wenn du eine große Gruppe in kleine Gruppen aufteilen und sie an einem Thema arbeiten lassen willst, ist das der richtige Weg. Die Breakout Rooms lassen sich zum Beispiel für das 1-2-4-All von Liberating Structure nutzen. Außerdem ist die Freemium-Politik von Zoom recht großzügig.

Digitales Whiteboard

Du wirst definitiv ein digitales Whiteboard für die Zusammenarbeit in der Gruppe benötigen. Es gibt einfache kostenlose Anwendungen. Auf der anderen Seite des Spektrums findest du professionelle Anwendungen wie Miro oder Mural.

Kanban-Tafeln

Trello, ein kostenloses Kanban Board, ergänzt die Kategorie der Kollaborationstools. Natürlich gibt es auch seinen großen Bruder, Jira. (Der für eine begrenzte Anzahl von Teammitgliedern ebenfalls kostenlos ist.) Immer mehr Teams nutzen Azure DevOps

Retrospektiven

Es gibt zahlreiche Anwendungen da draußen, die Retrospektiven unterstützen. Retrium ist ein bekannter Abo-Dienst, während der Freemium-Ansatz von FunRetro.io es erlaubt, die kostenlose Retrospektive zu Abstimmungszwecken zu nutzen, zum Beispiel als Lean Coffee-Tool.

Chat

Wie bereits erwähnt, musst du einen Backchannel für die Gruppenkommunikation bereitstellen. Sowohl Slack, als auch MS Teams bieten die führende Erfahrung für diese Kategorie. In beiden Fällen sollten die kostenlosen Versionen alle Kommunikationsanforderungen erfüllen, die dein Team haben könnte.

Umfragen

Wenn du bei deinen agilen Veranstaltungen Umfragen durchführen musst, ist Menitmeter ein geeigneter Kandidat. Auch hier erlaubt der Freemium-Ansatz die kostenlose Nutzung der Anwendung bis zu einem bestimmten Level.

Tipps & Tricks

Es gibt mehr, um Remote Agile zu praktizieren, als es den Anschein hat. Probiere das Folgende aus:

Skript

Bereite einen zeitlichen Ablauf des Remote Agile Events mit einem Skript vor, damit du häufig wiederkehrende Fragen, Anweisungen und andere Texte zur Hand hast, ohne ins Schwitzen zu kommen. Du wirst deine Energie für andere Aufgaben brauchen.

Start

Beginne immer mit einigen Eisbrecher-Fragen; zum Beispiel, indem du ein Impromptu Networking moderierst. Beginne niemals mit einem Lehrblock. Es wird immer Meetings oder Teams geben, bei der ein ausgedehnter Start nicht zielführend oder gewünscht. Starte dennoch mit einer freundlichen Begrüßung und einer prägnanten Einleitung.

Lehrblöcke

Wenn Präsentationen oder Lehrblöcke notwendig sind, halte sie maximal 5-10 Minuten lang. Schließe jeden Unterrichtsblock mit einer ansprechenden Gruppenaktivität ab.

Zeit

Timebox. Halte sie ein. Kompromisslos.

ELMO

Nutze dazu das „enough-let’s-move-on“ Prinzip (Elmo), wenn Diskussionen zu engagiert werden. Nutze einen Parkplatz, um eine Diskussion außerhalb der agilen Veranstaltung zu führen.

Geduld

Mache alle auf die Latenzzeit in der Kommunikation aufmerksam – es dauert ein paar Sekunden, um sich selbst zu entstummen und einen Beitrag zu leisten.

Bitte heranzoomen

Sorge dafür, dass jeder, der einen Bildschirm teilt, heranzoomen kann, sonst ist der Inhalt praktisch unlesbar.

Remote Agile Anti-Patterns:

Natürlich gibt es auch gute Beispiele dafür, was man vermeiden sollte

Mangelnde Vorbereitung

Egal wie aufmerksam und organisiert du bist, deine Teilnehmer werden deine Anweisungen zur Vorbereitung auf das Event wahrscheinlich nicht lesen. Wie schwer kann es sein, ein paar Stickies zu schreiben, richtig? Sei darauf vorbereitet, dich zu wiederholen. Gehe auf deine bereits versendeten Anweisungen noch einmal ein, um die Teilnehmer abzuholen.

Schweigende Menschen

Sprich aktiv Teilnehmer an, die sich nicht auf dem gleichen Niveau wie andere Teilnehmer einbringen. Manche Menschen verstecken sich gerne hinter Bildschirmen. Stelle hierzu offene Fragen und sei dabei bedacht, Teilnehmer nicht unangenehm in den Mittelpunkt zu stellen.

Sarkasmus

Die Wortwahl in einem remote Bereich ist viel schwieriger im Vergleich zur Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Zum Beispiel kann Sarkasmus remote schwer zu erkennen sein. Achte auf eine schlanke Sprache, um unnötige Missverständnisse zu vermeiden.

Überwachung

Werde nicht zum Agenten. Die „Prime Directive“ gilt auch in einem agilen Remote-Setup. Vertraue auf die Menschen und spioniere sie nicht aus – egal wie verlockend es sein mag.

Schlussfolgerungen

Der Verlust der Face-to-Face-Kommunikation ist ohne Frage ein Hindernis auf dem Weg zu einem agilen Team. Es bedeutet aber nicht, dass Remote Agile von Anfang an ein aussichtsloses Unterfangen ist. Es erfordert nur einen besser vorbereiteten Ansatz, um den Verlust der Nähe zu kompensieren.

Siehe auch Teil 2: Agile Coaching remote (Teil 2): Virtuelle Liberating Structures und Teil 3 Agile Coaching remote (Teil 3): Anti-Patterns – Fallstricke, die erfolgreiche verteilte Teams vermeiden