Agile Transformation Framework

Vor Beginn der Zusammenarbeit des Coaches mit dem Kunden (Unternehmen) sollten sich die Parteien auf ein Transformation Framework einigen.

Wir nennen das die Definition von Ready. Es ist eine Checkliste von Einstiegskriterien, die dem Coach hilft einzuschätzen, ob ein potentieller Kunde bereit ist, die Transformationsreise zu beginnen. Sobald sich beide Parteien auf die Einstiegskriterien geeinigt haben, hilft der Agile Coach dem Kunden dabei:

• Ein Bewusstsein für die Vision, den Umfang und die ungefähre Dauer der Transformation zu schaffen
• Aufbau des Transformationsteams: Identifizierung des Transformationseigners und eines Teams von Change Agents (siehe Rollen). Kläre die Verantwortlichkeiten dieser Rollen.

Dadurch wird ein Gefühl der Priorität und Transparenz für den Prozess geschaffen. Kurzfristig identifiziert der Transformation Owner mit Hilfe des Agile Coaches ein kurzfristiges Ziel und baut es als Iterations-Backlog auf – eine Liste von erreichbaren Aufgaben, die den Wert liefern, ( siehe hier und hier) entsprechend der Definition of Done. Die Dauer der Iteration – typischerweise von ein paar Wochen bis zu ein paar Monaten – wird von den Parteien vereinbart.

Während der Lieferung nutzt das Team den Health Check, um zu überprüfen, wie sie sich dem Ziel genähert haben.

Die Demonstration der Iterationsergebnisse findet am Ende der Iteration statt. Change Agents und der Agile Coach präsentieren die Ergebnisse dem Transformation Owner. Danach nimmt das Transformationsteam an einem Iterations-Retrospektiv-Meeting teil, um den Transformationsprozess zu reflektieren und weitere Pläne anzupassen.

Rollen

Transformation Owner: Die Person, die die Transformation beantragt und budgetiert. Bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen kann dies der CEO oder der Business Owner sein; bei großen Unternehmen nicht unbedingt der CEO, aber vielleicht jemand aus dem Kreis der Top-Führungskräfte.

Agile Coach: Entweder extern oder intern, dies ist der Experte in Agile, der die Teams in der Organisation ausbildet, die agilen Werte lebt und als Scrum Master für das Transformationsteam agiert. Wie bei Scrum ist das Meta-Ziel des Agile Coaches, das Transformationsteam so zu entwickeln, dass es den Business-Transformationsprozess ohne seine Hilfe durchführen und unterstützen kann.

Change Agents Team: Freiwillige aus der Organisation (z.B. Führungskräfte, ScrumMaster aus Teams, Leute aus HR und PR, etc.) ergreifen die Initiative und sind diejenigen, die bereit sind, ihre Zeit und Energie zu investieren, um Veränderungen voranzutreiben. Ohne diese Leute an Bord kann es so aussehen, als ob die einzige Person, die sich für die Transformation engagiert, der Agile Coach ist. Die anfänglichen Change Agents sind während der Diskussionen um die Definition von Ready zu identifizieren. Die Zusammensetzung des Teams kann während der Transformation variieren.

Transformationsteam: Die drei oben erwähnten Rollen bilden das Transformationsteam.

Stakeholder: Eine Gruppe von Personen, typischerweise Top-Führungskräfte, die an den Ergebnissen der Transformation interessiert sind. Sie arbeiten eng mit dem Transformation Owner zusammen, um sicherzustellen, dass die Transformation mit den Fachleuten des Unternehmens übereinstimmt.

Artefakte

Health Check: Während einer Transformation ist es wichtig, die aktuellen Bedingungen zu verstehen. Der Health Check beinhaltet eine Reihe von Kriterien, die vom Transformationsteam und den interessierten Stakeholdern identifiziert werden, um alle am Fortschritt der Transformation zu orientieren. Es ist entscheidend, die Stakeholder in die Gestaltung des Health Checks und – ganz wichtig – in die Auswahl der Kriterien und Formulierungen einzubeziehen.

Sobald die Kriterien feststehen, schlagen wir Folgendes vor:

• Führe den Health Check in der Mitte der Iteration durch, oder als Teil eines Retrospektivmeetings der Transformationsiteration.
• Versammle Stakeholder und Change Agents in einem Raum.
• Mache dies zu einer reinen Abstimmungsrunde und halte sie kurz und fokussiert. Nutze die Ergebnisse, um kraftvolle Gespräche zu führen, die auf klaren Fragen basieren, wie zum Beispiel: „Wie können wir den Transformationsprozess verbessern?“
• Bitte alle, jedes der Kriterien auf einer Skala von 1 bis 10 nach Wichtigkeit einzustufen.
• Das Bild unten zeigt Beispielkriterien, mit denen dein Team beginnen könnte.

Definition of Ready

Bevor die Zusammenarbeit mit einem Kunden beginnt, sollte ein Coach sicherstellen, dass sie gut zueinander passen. Als Teil der „Definition of Ready“ möchte der Agile Coach vielleicht die folgenden Details vom Kunden erfahren:

• Aktueller Zustand des Unternehmens, Erfolge und Schmerzpunkte
• Informationen über frühere Transformationen in dieser Organisation, deren Erfolge und Misserfolge
• Warum sie sich entschieden haben, gerade jetzt eine Transformation durchzuführen
• Einschätzung der Bereitschaft des Kunden
• Einschätzung der Bereitschaft des Agile Coaches
• Niedrig hängende Früchte – Änderungen, die das Team zunächst einfach durchführen kann, um den Ball der Transformation ins Rollen zu bringen
• Die Vision und Roadmap des Kunden für die Transformation

Weitere wichtige Bereiche:

• Bereitschaft des Kunden: Der Erfolg einer jeden Transformation beginnt mit dem Wunsch und der Fähigkeit des Kunden, sich zu verändern. Und das ist etwas, das der Agile Coach zu Beginn der Zusammenarbeit einschätzen möchte. Zum Beispiel:
• Intention: Ist der Klient bereit, Veränderungen zu beginnen? Versteht er den Umfang der Transformation?
• Ressourcen: Versteht der Klient, wie wichtig es ist, alle benötigten Ressourcen innerhalb und außerhalb der Organisation bereitzustellen?
• Budget: Hat der Kunde ein entsprechendes Budget für seine Bedürfnisse?
• Zeit: Versteht der Klient die Zeit, die für eine Transformation benötigt wird?
• Zusammenarbeit: Respektieren sich Coach und Klient gegenseitig und arbeiten vertrauensvoll zusammen?
• Prozesse: Versteht der Klient, dass eine Transformation nicht nur Veränderungen auf der Teamebene erfordert, sondern auch die Organisation im Allgemeinen beeinflusst (Prozesse, Struktur, Gewohnheiten, etc.)?
• Bildung: Versteht der Klient die Bedeutung von Bildung als Ausgangspunkt der Transformation?
• Entscheidungen: Hat der Coach sichergestellt, dass er Kontakt zu einem Entscheidungsträger auf Seiten des Klienten hat?
• Coach-Bereitschaft: Der Coach sollte sich sicher sein, dass er in der Lage ist, den Umfang der Transformation in Bezug auf Zeit, Verfügbarkeit, Expertise etc. zu bewältigen. Das bleibt der Ethik des Coaches überlassen und liegt außerhalb des Rahmens dieses Leitfadens.

Definition of Done (DoD)

Da die agile Transformation in einer komplexen Umgebung stattfindet, ist es nicht einfach, spezifische langfristige Ziele zu definieren. Mit einem begrenzten Verständnis des organisatorischen Kontextes kann ein Coach normalerweise keine konkreten Ergebnisse zu einem bestimmten Datum versprechen. Das kann der Klient auch nicht. Deshalb ist es entscheidend, dass der Coach dem Transformation Owner hilft, das nächste erreichbare Ziel zu formulieren: einen Transformationsmeilenstein. Dieser kann von ein paar Wochen bis zu ein paar Monaten angesetzt werden, abhängig vom organisatorischen Kontext.

Wir haben uns entschieden, dies die Definition of Done zu nennen. Tatsächlich ist es eine Reihe von spezifischen Zielen, an denen der Transformation Owner den Erfolg der Iteration messen wird. Dies wird dem Team helfen, zu jedem Zeitpunkt auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Zum Beispiel:

• Das Scrum Team veröffentlicht am Ende eines jeden Sprints ein Inkrement.
• Scrum Master sind identifiziert und bereit, als Change Agents zu agieren.
• Für jedes Team gibt es nicht mehr als einen Product Owner.
• Die Teams akzeptieren neue Strukturen und neue Praktiken und folgen den Prozessänderungen ohne Widerstand.

Backlogs

Es gibt zwei Backlogs:

Das Transformations-Backlog ( siehe hier und hier) beschreibt den Umfang und das Ausmaß der Transformation, die der Agile Coach dem Transformation Owner vorschlägt. Dieses Backlog enthält die Liste der Aktionen, die das Transformationsteam während der Agilen Transformation ausführen soll. Zum Beispiel liefern Scrum Teams nach jedem Sprint ein Inkrement, Communities of Practice beginnen zu entstehen, Stakeholder erhalten Transparenz über die Ergebnisse, etc.

Das Iterations-Backlog ist die To-Do-Liste für das Transformationsteam für die aktuelle Iteration, die während der Iterationsplanung besprochen wurde. Dieses Backlog sollte das Unternehmen in Richtung der Ziele bewegen, die in der Definition of Done der Transformation beschrieben sind.

Meetings

Die Transformation ist ein iterativer Prozess. Das Transformationsteam setzt vorläufige Ziele (Akzeptanzkriterien), überprüft die Ergebnisse und verbessert den Prozess.

Iterationsplanung: Vor dem Start der nächsten Iteration sollte das Team zusammenkommen und die Aktivitäten für die nächste Iteration besprechen und planen und das Iterations-Backlog und die Definition of Done formalisieren.

Iterationsergebnisse Review: Beim Iterations-Review-Meeting sollte das Transformationsteam zusammenkommen, um das tatsächliche Ergebnis zu besprechen, das sie während der Iteration erhalten haben, und den aktuellen Organisationszustand zu verstehen und die Ergebnisse zu bewerten.

Iterations-Retrospektive: Ein regelmäßiges Treffen für das Transformationsteam, um den Prozess zu überprüfen und anzupassen, einen Health Check durchzuführen und den Prozess zu verbessern.

Regelmäßige Sync-Ups: Ein Synchronisationstreffen ist für das Transformationsteam nützlich, um sicherzustellen, dass sie mit den Iterationszielen und dem DoD auf Kurs bleiben. Während diese Meetings in der Regel wöchentlich stattfinden, ist die Häufigkeit vom Transformationsteam festzulegen.

Fazit

Die ursprüngliche Absicht der Zusammenarbeit zwischen unserer Gruppe war es, eine Liste von Best Practices zu entwickeln, wie man sich einem Kunden nähert, bevor man in eine Transformation eintaucht, wie man es strukturierter und professioneller macht und wie man die Sprache des Kunden spricht. Als Ergebnis ist dieses Agile Transformation Framework entstanden. Wir glauben, dass es für Agile Coaches, die ihre ersten Schritte in diesem Bereich machen, von Nutzen sein wird, und dass es erfahrene Coaches in ihrer harten täglichen Arbeit unterstützen kann. Es gibt noch eine Menge Herausforderungen, die wir vor uns sehen. Das Framework ist nur ein leichtgewichtiges Werkzeug, kein Mehrzweckwerkzeug. Inspiziere es und passe es für deinen spezifischen Kontext an.