Warum „Done“ wichtig ist

Einer der Grundsätze von Scrum ist den Wert der geleisteten Arbeit zu maximieren. Zu Beginn eines Sprints wählen Teams eine Reihe von Product Backlog Items aus und definieren das zu erreichende Sprintziel. Ein gutes Scrum Team erkennt hierbei, dass es besser ist, fünf Product Backlog Items zu done zu bringen, als mit zehn Items zu beginnen.

Warum ist Done wichtig ?

Schnelleres Feedback

Ein Grund, warum man Wert darauf legt, dass Backlog Items done sind, ist, dass dies die Feedback-Zyklen verkürzt. Eine fertige User Story kann ausprobiert und gesehen werden. Teams sollten so früh wie möglich Feedback von den Stakeholdern einholen, auch bei der Entwicklung der Funktionalität.

Schnellere Amortisation

Ein zweiter Grund, auf die Fertigstellung von Features zu achten, ist, dass fertige Features verkauft werden können, unfertige nicht. Alle Projekte stellen eine wirtschaftliche Investition dar – Zeit und Geld werden in die Entwicklung von Funktionalität investiert. Ein Unternehmen kann nicht damit beginnen, seine Investitionen durch die Bereitstellung von teilweise entwickelten Funktionen zurückzugewinnen. Ein Produkt ist erst mit fertigen Merkmalen verkaufsfähig.

Fortschritt ist naturgemäß schwer einzuschätzen.

doneEin dritter Grund, den Schwerpunkt auf das Erledigen von User Stories zu achten, ist die Schätzung des Fortschritts. Stories neigen oft dazu viel zu lange zu 90% abgeschlossen zu sein. Dies liegt daran, dass die Größe des Problems mit der Zeit wächst. In Scrum versucht man dieses 90%-Syndrom zu vermeiden. Am Ende jeder Iteration sind die User Stories entweder „Nicht gestartet“ oder „Erledigt“.

Scrum Teams kämpfen jeden Sprint engagiert und motiviert darum, das Sprintziel zu erreichen und Stories zu beenden. Viele erfüllen nie oder sehr selten ihre Prognose und geben ihren Stakeholdern während der Sprint Reviews den Hinweis, dass sie nicht alle Aufgaben erledigt haben. Jeder akzeptiert respektvoll die Tatsache, dass es sich um eine Prognose handelt und dass dies nicht wirklich viel über die Leistung und Produktivität eines Teams aussagt. Trotzdem sind weder Teammitglieder noch Stakeholder mit dieser Situation wirklich zufrieden.

Beginnerteams – Never “Done”

Gerade bei neuen Scrum Teams kommt es vor, dass wenige oder keine Stories am Ende des Sprints zufriedenstellend erledigt sind.

Diese Situation lässt den Manager denken, dass etwas mit dem Team nicht stimmen muss, da sie ihre Arbeit nicht „erledigt“ bekommen. Sie fangen an, darüber nachzudenken, sich einzubringen. Sobald sich der Manager jedoch einbringt, geht die Fähigkeit des Teams zur Selbstorganisation verloren. Als Manager geführtes Team verliert es sein Verantwortungsbewusstsein und wird Aufgaben wahrscheinlich noch weniger umsetzen.

Die Stakeholder beginnen zu denken, dass das Team nie etwas erreicht. Sie haben das Gefühl, dass sie ihnen keine wichtigen Meilensteine anvertrauen können, also werden sie auf mehr Berichterstattung bestehen. Sie denken, wenn sie früher Bescheid wissen und können sie helfen, das Problem zu lösen. Auch dies schränkt die Fähigkeit der Teams ein, sich zu selbst zu organisieren, erhöht den Druck und verschwendet Zeit für die Berichterstattung.

Das Team bekommt fast nie ein Gefühl von Erfolg, Fortschritt und guter Leistung. Es kämpft immer mit dem Gefühl, auf dem hinteren Fuß zu stehen. Retrospektiven werden von einem negativen Ton über ihre Unfähigkeit zu liefern dominiert. Teams, die ständig erfolgreich sind, sind positiver und sprechen nicht so sehr über das „Wie man Dinge in Ordnung bringt“, sondern planen, wie man sie verbessern kann. Ein allgemeines Gefühl des Scheiterns und das ständige Gespräch über die Behebung von Problemen beeinflusst die Motivation des Teams. Es macht das Team zudem unfähig, innovativ zu sein und zwingt es zu einer defensiven Haltung.

Insgesamt ist das Vertrauen aller Beteiligten gering und sie fühlen sich entmachtet. Verbesserungen können gelegentlich gesehen und ausgeführt werden, aber das Gefühl von Leistung, Fortschritt und Leistung innerhalb des Teams fehlt.

Fortgeschrittene Teams – Always Done

Hochproduktive Teams konzentrieren sich darauf, jeden Sprint zu absolvieren und Energie aufzubauen, um dies erfolgreich zu tun. Es wird zu einer Leidenschaft für das Team, sicherzustellen, dass sie jeden Sprint schaffen und dass die Teammitglieder sich voll und ganz für dieses Ziel einsetzen.

Der Manager hat nicht das Bedürfnis, sich einzubringen, da das Team gut arbeitet. Sie können stattdessen ihre Aufmerksamkeit auf andere Bereiche lenken, in denen es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Im Laufe der Zeit, werden Manager aktiv mit der Beseitigung interner Hindernisse beginnen, um die Kadenz der Teams zu erhalten.

Die Stakeholder bekommen das Gefühl, dass das Team zuverlässig ist und mit der Arbeit vertraut werden kann. Gespräche bewegen sich von Problemen und Stress, hin zu mehr Innovation und der Erforschung neuer Möglichkeiten. Dadurch werden die echten Scrum-Werte eingebaut und gelebt.

Das Team ist motiviert und freut sich auf Feedback zum Produkt. Anstatt die gleiche alte „nicht abgeschlossene“ Botschaft zu hören, fassen sie ihre Fortschritte zusammen und untersuchen dann Feedback und Möglichkeiten für das Produkt.ertig

Natürlich kann man es den Verantwortlichen so auch nicht recht machen. Ein Team, dass immer mit allem done wird, wird bei den Managern Zweifel aufkommen lassen. Möglicherweise hat dieses Team besonders wenig Arbeit auf sich genommen, um done zu werden. Parkinson’s Gesetz besagt: „Die Arbeit expandiert, um die verfügbare Zeit für ihre Fertigstellung zu füllen. ” 

Die Idealsituation

Fortgeschrittene Teams beenden ihre Aufgaben zu 100 %, ziehen ständig mehr Aufgaben an und machen Verbesserungen. Außerdem sind sie sehr transparent darüber, wie sie diese Verbesserungen vornehmen. Wann immer ein Team done wird und mehr zusätzliche Items fertigstellt, sehen Manager und Stakeholder, dass mehr geleistet wurde, als erwartet. Wichtig hierbei ist die Kommunikation der Praxis in der Sprint Review: "Wir haben unsere prognostizierte Arbeit erledigt und auch noch ein paar weitere PBI's fertig gestellt."

Die Definition of Done (DoD) ist ein wichtiges agiles Werkzeug, das Teams dabei hilft, Arbeit zu planen und durchzuführen. [link]

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