Überstunden in Scrum

Probleme bei Überstunden

Überstunden erweisen sich immer wieder als schädlich für Teams und Organisationen. Sie führen zu vielen kontraproduktiven Situationen

Übermüdung

Wenn Arbeitnehmer Überstunden machen, werden sie müde, das sollte offensichtlich sein. Außerdem verbringen sie weniger Zeit damit, sich auszuruhen und Dinge in ihrem persönlichen Leben zu erledigen.  Das bedeutet, dass sie weniger konzentriert und produktiv am Arbeitsplatz sind und beginnen müssen, sich um persönliche Angelegenheiten bei der Arbeit zu kümmern. Dies führt zu einer Zunahme von Fehlzeiten, Krankheitstagen und Home Office.  Die Kombination all dieser Faktoren wird oft als „Undertime“ bezeichnet. Qualität ist bei Müdigkeit und einem engen Zeitrahmen in der Regel das erste, was aufgegeben wird.

Demotivation

In den meisten Unternehmen ist das Management, das in das Team kommt und entweder darum bittet oder vorschreibt, dass sie Überstunden machen. Aus der Sicht des Teams sieht es so aus, als ob das Team aufgefordert wird, Opfer zu bringen, um das Management aus ihrer Situation  herauszuholen. Dieses hat es nicht geschafft ein Projekt richtig zu planen oder sich gegenüber Kunden zu behaupten. Kein Wunder, dass sie die Motivation verlieren.

Fluktuation

Letztendlich finden die Menschen, die andere Jobs finden können, andere Jobs. Dies führt zu einem Verlust von Wissen, das von dem Unternehmen nicht wiederhergestellt werden kann. Dies wird alle zukünftigen Projekte noch schwieriger und schmerzhafter machen, da alle Menschen, die verstanden haben, wie die Dinge in der Organisation funktionieren, nicht mehr dort arbeiten.

Mangelnde Vorhersagbarkeit und erhöhte Varianz

Mehr Varianz, bedeutet mehr unvorhersehbare Dinge, die auftauchen und Teams mitten in Ihrem nächsten Projekt entgleisen lassen könnten. Da die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden variiert, kann man nicht wirklich erkennen, wie produktiv das Team in einem regelmäßigen Zeitplan ist. Dies wiederum erschwert die Erstellung eines zuverlässigen Zeitplans für zukünftige Projekte.

Hat Scrum Regeln für Überstunden?

ÜberstundenTeams verpflichten sich in Scrum zu einem bestimmten Arbeitsaufwand, der nach ihrer Einschätzung in einem 2-4-wöchigen Sprint erledigt werden kann. Eine Schätzung von 2-4 Wochen Arbeit kann jedoch noch Unsicherheiten mit sich bringen. Es kann viele unvorhergesehene Probleme geben, die während des Sprints auftreten und den Fortschritt beeinträchtigen können. Das bedeutet nicht, dass Teams beim ersten Anzeichen von Schwierigkeiten Ziele fallen lassen sollten. Teams müssen ihre Verpflichtungen ernst nehmen. Dies erzeugt den Druck, effektivere Wege zu finden, um die Verpflichtungen zu erfüllen. Teams sollen ständig nach kleinen Verbesserungen suchen. Sogar eine Verbesserung um 1% pro Sprint wird sich langfristig zeigen.

Überengagement darf nicht bestraft werden

Manchmal drängt ein Team zu aggressiv auf seine Ziele oder trifft auf große Probleme, die sie nicht vorhersehen konnten oder die außerhalb ihrer Kontrolle lagen. Wenn Manager darauf bestehen, dass Teams alle ihre Ziele erreichen, auch wenn sie wahnsinnige Stunden leisten müssen, werden sie diese Grenze für zukünftige Sprints nicht mehr überschreiten. Teams sollten wissen, wann es in angemessener Zeit zu viel zu tun gibt und sollten sich an den Product Owner wenden, um das Fallenlassen einiger Ziele zu besprechen, wenn es zu viel zu tun gibt.

Wie viel Überstunden sollte also ein Scrum-Team machen?

Im letzten Sprint vor einem PI Planning, neigen Teams dazu Abende, Nächte und seltener ein Wochenende zu opfern. Eine Sache ist sicher, wenn das Management den Teams keine Überstunden vorschreibt, ändert sich die Einstellung zu Überstunden. Wenn ein Team beschließt, Überstunden zu machen, macht es das als Team. Sie helfen sich gegenseitig. Es kann tatsächlich eine starke Teambuilding-Erfahrung sein. Wenn sie jedoch feststellen, dass sie dies zu oft tun, müssen sie ihren Schätzungsprozess optimieren und den Mut aufbringen, „Nein“ zu sagen.

Überstunden und Nachhaltigkeit

Bei agilen Ansätz geht es darum, Kunden zufriedener zu machen. Es ist nicht das Primärziel, effizienter und schneller zu arbeiten. Dies ist sehr oft eine Begleiterscheinung, aber es sollte nicht der Grund für sein, „agil zu werden“ oder Scrum einzusetzen. Wenn man Kunden zufrieden stellen will, sollte man dies nicht auf Kosten der Mitarbeiter tun, denn nichts macht Ihre Kunden so glücklich wie ein zufriedenes Entwicklungsteam. Wenn Menschen bei dem was sie tun glücklich sind, dann machen sie es gut. Um sicherzustellen, dass Produkte von höchster Qualität sind, brauchen Unternehmen engagierte, zufriedene Teams, die sowohl das Produkt als auch die Kunden kennen. Nur dann können sie sich schnell und präzise an unvermeidliche Veränderungen anpassen. Wenn sie alles genau wissen, werden sie nicht so viele Fehler machen und bessere Ideen haben.

Überstunden lassen die Geschwindigkeit sinken (langfristig)

Jede Änderung der Teamstruktur führt zu einem plötzlichen Rückgang der Effizienz, da sich alle an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen. Ständige Überstunden führen zu einer höheren Rotation. Mitarbeiter kündigen und müssen ersetzt werden. Teammitglieder sollten im Idealfall auf unbestimmte Zeit in einem konstanten Tempo arbeiten. Dieses Tempo sollte von allen Beteiligten – Sponsoren, Kunden, Entwicklern und Nutzern – nachhaltig sein. Das bedeutet, dass es besser ist, 5 Jahre lang mit 80% der theoretischen Effizienz zu arbeiten als sechs Monate lang mit 120%. Denn nach dieser Zeit sind alle ausgebrannt und das Team muss neu aufgebaut werden.

Alles was du zu Scrum wissen musst findest du in der Serie Scrum Basics [link]

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